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PRÉAMBULE
Vu la solidarité qui nous caractérise,
Vu le nombre sans cesse croissant des personnes de la diaspora au Canada, Vu la tradition qui consiste à respecter les dernières volontés,
Vu le souci de réduire les dépenses individuelles en cas de décès d’un des nôtres, Après réflexion et concertation collectives de certains membres de la communauté camerounaise à Montréal, il a été décidé de la création ce jour, mercredi 9 octobre de l’an 2013 à Montréal, Québec, de l’organisation non gouvernementale à caractère laïc et apolitique dénommé «RETOUR AU PAYS NATAL» en abrégé RPN.
Elle est régulièrement immatriculée auprès du Registraire des entreprises du Québec sous le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) : 3368860915 du 29 janvier 2013, son adresse postale étant située au 334 Rue King George, Longueuil, QUÉBEC, J4J 2V5.
ARTICLE 1 : CRÉATION
Le Retour au Pays Natal en abrégé RPN a été créé le mercredi 9 octobre 2013 à Montréal, QC en tant qu’ONG à caractère social, laïc et apolitique. Son siège social est basé à Montréal au Québec. Son rayon d’action couvre l’ensemble du territoire Canadien.
ARTICLE 2 : MISSION
Sa mission principale est d’aider à l’organisation des activités entourant le décès d’un adhérent. Notamment par le rapatriement de la dépouille, du lieu du décès vers la dernière demeure souhaitée du défunt et/ou l’exécution de ses dernières volontés si elles diffèrent du rapatriement (crémation ou absence de dépouille par exemple). Le rapatriement peut être effectué d’un lieu autre que le Canada (adresse principale) dans le cas où le décès est survenu ailleurs.
ARTICLE 3 : OBJECTIFS
Le RPN s’est fixé les objectifs suivants :
– Travailler à faciliter collectivement la gestion du rapatriement du défunt ou l’exécution de ses dernières volontés;
– Apporter une aide aux associations de la communauté immigrante en cas de besoins funéraires;
– Encourager les personnes des communautés à sortir de leur isolement;
– Veiller à ce que les partenaires funéraires se déploient tel que stipulé dans
l’entente conclue avec le RPN;
– Soulager la famille et le groupe endeuillés en allégeant les charges liées au décès.
ARTICLE 4: ADHÉSION
L’adhésion consiste pour toute association/groupe à se joindre au mouvement en formulant une demande d’adhésion. Celle-ci est accordée par la signature de la convention d’adhésion. Cette adhésion est permanente et réservée exclusivement aux associations et groupes.
ARTICLE 4-1: QUALITÉ DE MEMBRE
Est membre toute association ou groupe affilié au RPN. Le membre doit avoir:
– l’effectif minimum d’adhérents déterminé par le CA;
– payé ses frais d’adhésion;
– rempli sa liste d’adhérents;
– signé la convention d’adhésion.
Ces frais sont fixés par le règlement intérieur.
ARTICLE 4-1-1 : PERTE DE LA QUALITÉ DE MEMBRE
Tout membre perd sa qualité dès lorsqu’il :
– ne remplit pas ses obligations financières (contribution non versée à l’issue d’un décès);
– est dissout;
– est reconnu coupable de fraude ou de tentative de fraude à l’égard du RPN.
ARTICLE 4-2: QUALITÉ D’ADHÉRENT
Est adhérent tout individu qu’un membre inscrit dans le réseau. Il doit:
– avoir son adresse principale au Canada OU
– être visiteur au Canada
ARTICLE 4-2-1: PERTE DE LA QUALITÉ D’ADHÉRENT
Tout individu perd sa qualité d’adhérent si :
– Son association ou son groupe perd sa qualité de membre;
– Son association ou groupe le désactive du réseau;
– Le RPN le désactive du réseau;
– Il décède.
ARTICLE 4-3 : COUVERTURE DU DÉCÈS
– L’adhérent qui a son adresse principale au Canada est couvert, peu importe son lieu de décès.
– L’adhérent visiteur n’est couvert qu’à l’intérieur des frontières canadiennes.
ARTICLE 4-4 : CONVENTION D‘ADHÉSION
Une convention d’adhésion est signée, en deux exemplaires, entre le RPN et le membre.
ARTICLE 5: ORGANISATION
Le RPN est constitué des organes suivants :
– Une Assemblée générale (AG);
– Un conseil d’administration (CA);
– Un comité de gestion (CG);
– Des bureaux régionaux (BR), si nécessaire.
ARTICLE 5-1 : L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
L’assemblée générale est l’organe souverain qui regroupe tous les membres. Elle se tient au moins une fois par année et chaque membre y délègue un représentant.
ARTICLE 5-1-1 : L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE
ALINÉA 1 – CONVOCATION
L’Assemblée générale ordinaire est convoquée par le Conseil d’administration qui en fixe la date, l’heure et le lieu. Un avis de convocation est adressé à cet effet à tous les membres au moins soixante (60) jours avant la date prévue.
ALINÉA 2 – POUVOIRS DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
L’Assemblée générale est souveraine. Elle : – approuve les grandes orientations de politique générale et les grandes lignes d’action du CA;
– élit les membres du CA;
– approuve le budget;
– nomme le Vérificateur externe sur proposition du CA;
– peut créer des comités de travail.
ALINÉA 3– PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
L’Assemblée générale ordinaire est présidée par le président et le secrétariat est assuré par le secrétariat général.
ALINÉA 4 – PROCÉDURE DE DÉLIBÉRATION
Le président de l’Assemblée générale veille au bon déroulement de celle-ci en s’inspirant, au besoin, du Code Morin, sous réserve des dispositions des présents statuts et des procédures prévues dans le règlement intérieur.
Les décisions de l’Assemblée générale sont prises à la majorité simple des votants. Chaque membre dispose d’une voix. En cas d’égalité des voix, celle du président est prépondérante.
ALINÉA 5 – VOTE
Le vote se fait à main levée, sauf si la majorité des membres (50% +1) demande la tenue d’un scrutin secret. Dans ce cas, le président de l’assemblée désigne deux (2) scrutateurs ayant pour fonctions de distribuer et de recueillir les bulletins de vote, de compiler les résultats et de les communiquer au président. Sauf disposition contraire de la loi ou d’un règlement, toute question soumise au vote est tranchée à la majorité simple (50%+1) des voix exprimées.
ALINÉA 6 – QUORUM
Considérant les contraintes géographiques du Canada, le quorum nécessaire à la validation des résolutions prises lors d’une Assemblée générale ordinaire est le nombre le moins élevé entre 25% des membres composant l’AG et 35 membres.
ALINÉA 7 – PROCURATION
La procuration est permise pour les membres résidants à plus de 100 km du lieu de l’assemblée générale. La limite de procuration pour un membre votant est d’une voix.
ALINÉA 8 – ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE FIN D’EXERCICE
L’ordre du jour de l’Assemblée générale ordinaire de fin d’exercice contient au
minimum les questions suivantes:
- a) Adoption des rapports et/ou comptes rendus de la dernière assemblée générale;
- b) Adoption des états financiers;
- c) Adoption du rapport du Vérificateur externe;
- d) Adoption du budget de fonctionnement;
- e) Élection des administrateurs, s’il y a lieu;
- f) Nomination du Vérificateur pour l’année suivante, sur proposition du CA;
ARTICLE 5-1-2 : L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE
Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par 2/3 des membres du CA ou à la demande du nombre le moins élevé entre 25% des membres composant l’AG et 35 membres. L’avis de convocation indiquant le motif, le lieu, la date et l’heure de ladite assemblée doit être communiqué au moins 14 jours avant sa tenue. Elle est convoquée en cas de nécessité ou d’urgence.
Les dispositions des alinéas 3, 4, 5, 6, 7 de l’article 5-1-1 s’appliquent à elle.
ARTICLE 5-2 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le conseil d’administration est l’organe stratégique du RPN. Il est composé de treize membres, dont dix (10) élus par l’AG et trois (03) membres permanents. Une fois élus, les membres finissent leur mandat même s’ils changent d’association/groupe. Le CA se réunit au moins quatre fois par an.
Il élabore les stratégies, définit les orientations et les axes de développement de l’organisme. Il est garant du principe fondateur du RPN, veille à la bonne réalisation de la mission du RPN. Plus précisément, il a la responsabilité de :
- a) représenter l’organisme auprès des institutions;
- b) exercer une gouvernance sur une vision à long terme;
- c) élire en son sein les membres du Comité de gestion;
- d) veiller à la bonne interprétation de la mission de l’organisme;
- e) réviser annuellement les lettres patentes afin de s’assurer que sa mission
et ses activités s’y conforment;
- f) établir et déposer la charte et les politiques de l’organisme;
- g) évaluer les politiques de l’organisme et apporter les modifications
nécessaires;
- h) constater les vides et apporter de façon temporaire des changements aux règlements;
- i) superviser les activités et les affaires administratives de l’organisme en s’assurant que les ressources sont utilisées de façon optimale;
- j) proposer annuellement les programmes et budgets pour adoption en AG;
- k) développer des politiques de gestion des risques;
- l) anticiper et gérer les crises;
- m) définir les critères d’adhésion des membres;
- n) créer des bureaux régionaux au besoin;
- o) participer à l’élaboration du plan stratégique et d’action de l’organisme et veiller à son application;
- p) s’assurer du bon rendement du Conseil d’administration, des administrateurs, de ses comités;
- q) développer les mesures devant faciliter l’obtention de nouvelles sources de financement sans faire recours à la contribution financière des membres (en dehors de la clé de contribution et des dons éventuels);
- r) mettre sur pied des commissions ou comités de travail.
ARTICLE 5-3 : LE COMITÉ DE GESTION
Le comité de gestion est l’organe de direction des activités liées à la mission du RPN.
Il est responsable de:
- a) l’élaboration de son budget et du compte rendu de son exécution;
- b) la rédaction des états de compte et des rapports d’activité à soumettre au CA;
- c) la gestion des activités liées au décès d’un adhérent;
- d) l’enregistrement des nouveaux membres;
- e) l’encaissement des cotisations des membres;
- f) la direction et le secrétariat des AG.
ARTICLE 5-4 : LES BUREAUX RÉGIONAUX
Lorsque nécessaire, les BR sont créées par le CA et sont subordonnés au CG. Ils remplissent les missions qui leur sont confiées.
ARTICLE 6: FONCTIONNEMENT DES ORGANES
ARTICLE 6-1 LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
ALINÉA 1 – ÉLIGIBILITÉ
Pour être éligible au Conseil d’administration, un candidat doit remplir les conditions suivantes :
– Être adhérent du RPN;
– Avoir une ancienneté d’au moins trois années comme adhérent au RPN;
– Être désigné par un membre (association ou groupe);
– Résider au Canada.
ALINÉA 2 – MEMBRES PERMANENTS
Les membres permanents du CA sont désignés parmi et par le collège des membres fondateurs. Ils sont au nombre de trois (3) dont la liste est fournie par ce collège lors de l’Assemblée générale élective, et ce, avant le début des élections des dix membres issus de l’AGE.
La permanence d’un membre se perd en cas de décès, de démission ou de dissolution.
Le membre permanent qui a la qualité de personne morale ne peut être représenté que par un individu (personne physique) à la fois.
Dans l’incapacité de l’atteinte du nombre de trois membres permanents, l’Assemblée générale élira celui qui complétera le poste vacant, en respectant l’ordre de priorité suivant:
1- Anciens PCA non déchus de leur fonction;
2- Anciens administrateurs non déchus de leur fonction; 3- Adhérents ou représentant d’un membre.
ALINÉA 3 – ÉLECTION
L’élection du conseil d’administration se fait en Assemblée générale élective par scrutin uninominal.
ALINÉA 4 – MANDAT
Le mandat des membres du Conseil d’administration est de trois (3) ans, renouvelable une seule fois (1).
Alinéa 5 – Vacance (maladie, décès, démission, déménagement)
En cas de vacance d’un administrateur, son remplacement suit la même procédure que l’élection des administrateurs.
ALINÉA 6 – RÉMUNÉRATION ET INDEMNISATION
Les membres du CA ne sont pas rémunérés pour leurs services. Toutefois, ils peuvent avoir droit au remboursement des frais occasionnés pour la réalisation des mandats du RPN (déplacement, hébergement, repas et autres), selon les modalités fixées par le règlement intérieur.
ALINÉA 7 – PROCÉDURES DE FONCTIONNEMENT
Le Conseil d’administration tient toutes les réunions qu’il juge nécessaires pour
assurer la bonne marche de l’organisme.
ARTICLE 6-2: LE COMITÉ DE GESTION
ARTICLE 6-2-1: CONSTITUTION DU COMITÉ DE GESTION
Le comité de gestion est constitué de sept administrateurs élus par et parmi les membres du CA.
ALINÉA 1 – PRÉSIDENCE
Il préside le conseil d’administration et le comité de gestion. Il est de ce fait, le PRÉSIDENT du RPN et a ainsi la responsabilité de:
– Concevoir les opérations, les projets et les actions à soumettre au CA pour adoption;
– Concevoir les plans d’action et le calendrier de leur exécution;
– Présider les réunions du comité;
– Représenter le RPN dans toutes les activités;
– Travailler de concert avec les membres du conseil d’administration;
– Interagir avec tous les paliers intergouvernementaux et avec les partenaires funéraires.
ALINÉA 2 – VICE-PRÉSIDENCE
Il est responsable des relations avec les membres du RPN et à ce titre, il établit les stratégies de sensibilisation et de communication avec les membres.
En cas d’absence ou d’indisponibilité du Président, il le remplace dans l’exécution de ses tâches.
ALINÉA 3 – SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
Il est chargé de:
– Établir les procès-verbaux de toutes les réunions du comité de gestion;
– Rédiger tous les documents relatifs au fonctionnement du RPN ;
– Rédiger, sous instructions du Président, les convocations du comité de gestion;
– Rédiger, sous instructions du Président, les convocations des assemblées ordinaires ou extraordinaires;
– Assurer la publication des mémos et des nouvelles;
– Réceptionner et assurer la distribution de toute la correspondance;
– Assurer le secrétariat des AG;
– Assurer la conservation des archives.
ALINÉA 4 – SECRÉTARIAT GÉNÉRAL ADJOINT
Il est chargé de:
– Établir les procès-verbaux de toutes les réunions du CA et des AG;
– Suppléer le secrétariat en cas d’indisponibilité;
– Rédiger le rapport administratif de chaque sinistre (décès).
ALINÉA 5 – TRÉSORERIE
Il est chargé:
– des entrées et sorties des fonds;
– de la gestion des documents et livres comptables;
– de la conservation de toutes les pièces justificatives des entrées et sorties de
fonds qu’il tient à la disposition du commissaire aux comptes.
– de la garde les livres comptables du RPN;
– De la rédaction des rapports d’activités financières de chaque sinistre
ALINÉA 6 – TRÉSORERIE ADJOINTE
Il assiste le trésorier.
ALINÉA 7 – COMMISSAIRE AUX COMPTES
Il est chargé de:
– Contrôler les flux de trésorerie;
– Vérifier les écritures comptables;
– Rédiger et présenter les états financiers;
– Collaborer avec le vérificateur externe.
ARTICLE 6-2-2: FONCTIONNEMENT DU CG
ALINÉA 1 – ÉLIGIBILITÉ
Pour être éligible au Comité de gestion, un candidat doit être administrateur.
ALINÉA 2 – ÉLECTION
L’élection des membres du comité de gestion se fait au sein du CA par scrutin uninominal.
ALINÉA 3 – MANDAT
Le mandat des membres du Comité de gestion est de trois (3) ans renouvelable une seule fois (1).
ALINÉA 4 – VACANCE (MALADIE, DÉCÈS, DÉMISSION, DÉMÉNAGEMENT)
En cas de vacance d’un membre du comité de gestion, son remplacement suit la même procédure que son élection.
ALINÉA 5 – RÉMUNÉRATION ET INDEMNISATION
Les membres du Comité de gestion ne sont pas rémunérés pour leurs services. Toutefois, ils peuvent avoir droit au remboursement des frais de déplacement, d’hébergement et de repas occasionnés pour la réalisation des mandats du RPN, selon les modalités fixées par le règlement intérieur.
ALINÉA 6 – PROCÉDURES DE FONCTIONNEMENT
Le Comité de gestion tient toutes les réunions qu’il juge nécessaires pour l’exécution
de son mandat.
ARTICLE 6-3: LES BUREAUX RÉGIONAUX (BR) ARTICLE 6-3-1– CONSTITUTION DU BR
L’exécutif d’un BR est désigné par le CA.
ARTICLE 6-3-2– FONCTIONNEMENT DES BR ALINÉA 1 – RÉMUNÉRATION ET INDEMNISATION
Les membres du BR ne sont pas rémunérés pour leurs services. Toutefois, ils peuvent avoir droit au remboursement des frais de déplacement, d’hébergement et de repas occasionnés pour la réalisation des mandats du RPN, selon les modalités fixées par le règlement intérieur.
ALINÉA 3 – PROCÉDURES DE FONCTIONNEMENT
Le BR tient toutes les réunions qu’il juge nécessaires pour l’exécution de son mandat.
ARTICLE 7: OUVERTURE D‘UN COMPTE BANCAIRE
Un compte bancaire est ouvert au nom du RPN dans une institution financière représentée sur l’ensemble du territoire Canadien.
Le numéro de compte est connu et mis à la disposition de tous les membres.
ARTICLE 8 : GESTION FINANCIÈRE
Tous les chèques émis par le RPN doivent toujours porter un minimum de deux des trois signatures suivantes : Président, Trésorier et Secrétaire général.
Toute dépense doit être justifiée et accompagnée d’un reçu.
ARTICLE 9 : ORGANISATION DES OBSÈQUES
La déclaration du décès est faite par le membre (association ou groupe) auprès du bureau. Le RPN et le membre affecté se doivent de valider, par les documents officiels, le décès ou la disparition de l’adhérent.
Les frais de la morgue et du rapatriement de la dépouille sont payés par le RPN auprès de ses partenaires.
Si le RPN n’a pas engagé de dépenses lors du décès d’un adhérent, la totalité des fonds collectés est remise au bénéficiaire désigné.
ARTICLE 10 : DISSOLUTION
En cas de dissolution, le patrimoine du RPN est transféré à tout organisme qui poursuit les buts similaires. Toutes les informations personnelles et confidentielles seront préalablement détruites.
ARTICLE 11: APPLICATION DES STATUTS
Les présents statuts entreront en vigueur en septembre 2017 après leur approbation par l’Assemblée générale extraordinaire convoquée à cet effet.
DISPOSITIONS TRANSITOIRES
- Le préambule est adopté avec modification postérieur du statut et du nombre des membres fondateurs.
- Exceptionnellement et ceci, pour des fins transitoires, l’article 6-1 en son alinéa 1 sur l’ancienneté au RPN est ramené à une (1) année d’ancienneté pour l’élection des administrateurs du deuxième mandat du RPN.
Le genre masculin utilisé par moment dans le texte est simplement de nature à simplifier la rédaction.